Gérer le déluge de données : éviter la fatigue liée aux alertes dans le secteur de la logistique

Votre téléphone s'allume à nouveau. Une autre alerte de température. Vous y jetez un coup d'œil, vous le faites glisser et vous vous remettez au travail. Toute votre équipe fait la même chose maintenant. Entre l'alerte numéro 847 concernant un camion percutant un nid-de-poule et l'alerte numéro 1 203 concernant le réchauffement d'une remorque par le soleil de l'après-midi, tout le monde a tout simplement cessé de s'en soucier.

Cela a bien fonctionné jusqu'à ce qu'une cargaison de produits pharmaceutiques se gâte... et je suis restée là pendant six heures avant que quiconque n'agisse.

Ces incidents « un garçon crie au loup » sont en fait assez courants, car lorsque vos capteurs collectent des données en temps réel sur chaque expédition, ils ne font pas la différence entre une catastrophe et un mardi. Ils se contentent de faire un rapport. Une caravane se réchauffe à 3 degrés pendant la pointe du déjeuner ? Alerte. Le conducteur tourne trop vite ? Alerte. Votre charge utile de 2 millions de dollars est en train de mourir d'elle-même ? Alerte... enterrée quelque part entre les 400 autres.

Nous avons suivi 2,4 millions d'envois à Tive et j'ai vu ça se jouer encore et encore. Mais nous avons également appris que la solution à ce déluge de données et à ces absurdités liées à la fatigue des alertes est en fait plus faisable et plus simple que vous ne le pensez.

Comment résoudre votre problème d'alerte

La plupart des entreprises configurent leurs systèmes d'alerte pour qu'ils crient à propos de tout, puis se demandent pourquoi personne n'écoute. Le moyen d'y remédier, c'est-à-dire d'inciter votre équipe à recommencer à prêter attention, implique définition de seuils qui correspondent à ce que vous expédiez, des filtres qui suppriment le bruit et des plans d'intervention que les utilisateurs peuvent suivre lorsque des alertes se déclenchent.

Configuration des seuils d'alerte de température, de choc et de retard

Envois de produits pharmaceutiques ont besoin de 2 à 8 °C. Les vaccins ont besoin de -70 °C. Vos alertes devraient donc se déclencher en dehors de ces plages, et non lorsque le soleil de l'après-midi réchauffe une remorque de 2 degrés. Faites correspondre vos seuils à ce qui tue votre produit, ce ne sont pas toutes les petites fluctuations détectées par un capteur.

La même logique s'applique à alertes de choc. L'électronique peut supporter des forces g différentes de celles des flacons en verre ou des produits frais. Testez vos produits en cas de chute pour déterminer le niveau d'impact qui cause de réels dommages. Configurez ensuite vos alertes à cet endroit. Une bosse qui détruirait un équipement de précision pourrait même ne pas être enregistrée pour les palettes de conserves.

Les alertes de retard fonctionnent mieux grâce à la chambre de respiration intégrée. Supposons que votre délai de livraison soit de 48 heures. Réglez l'alerte pendant 40 heures lorsque vous pouvez toujours réacheminer ou accélérer l'expédition. Attendre que la date limite soit passée signifie que vous n'avez plus d'options.

Les alertes à plusieurs niveaux font également la différence. Un avertissement lorsque les valeurs atteignent la limite de votre zone de sécurité vous donne le temps d'observer la situation, et votre équipe apprend à faire la différence entre « surveiller cela » et « résoudre ce problème immédiatement ».

Filtrer le bruit

Passez en revue vos règles d'alerte tous les mois. Ce capteur de choc qui se déclenche chaque fois qu'un conducteur freine nécessite un seuil plus élevé. Les relevés de température qui rebondissent lorsque les cycles de l'unité de réfrigération nécessitent une zone tampon. De petites corrections comme celles-ci peuvent vous aider à réduire de moitié le volume de vos alertes.

Répartissez les articles qui peuvent attendre. Les retards mineurs concernant les envois avec des stocks de réserve peuvent être indiqués dans un e-mail récapitulatif envoyé toutes les huit heures. Enregistrez les pings instantanés pour les urgences réelles. Votre équipe cessera d'ignorer les notifications lorsque la plupart d'entre elles ont un sens.

Ajoutez également des filtres de bon sens. Un retard, c'est important lorsque le camion franchit la frontière nationale pour la livraison. Peu importe lorsque la cargaison vient de quitter votre quai hier. Laissez les utilisateurs choisir les alertes qu'ils voient en fonction de ce qu'ils gèrent. Votre répartiteur s'intéresse à des problèmes différents de ceux de votre responsable qualité.

Établir des procédures opérationnelles normalisées claires pour répondre aux événements critiques

Lorsqu'une alerte critique se déclenche, personne n'a le temps de déterminer qui doit faire quoi. C'est pourquoi les meilleurs plans d'intervention précisent tout avant que la crise n'éclate. Indiquez exactement qui s'occupe des écarts de température, qui gère les réclamations pour dommages dus aux chocs et qui assure la coordination avec les transporteurs en ce qui concerne les retards.

Et attribuez des rôles en utilisant les noms des employés, et pas seulement leurs titres de poste. Les gens se déplacent plus rapidement lorsqu'ils connaissent leur rôle exact.

La procédure elle-même doit être suffisamment simple pour être mémorisée en cas de crise. Vérifiez les détails de l'alerte, vérifiez que le problème est réel, contactez le transporteur et le service de sauvegarde, et documentez le tout. Cinq étapes, pas 15. Les flux de travail complexes s'effondrent dès que quelqu'un essaie d'économiser un envoi d'une valeur à six chiffres.

Accélérez également la communication. Rédigez dès maintenant des modèles d'e-mails pour chaque type d'alerte afin de ne pas repartir de zéro en cas de rupture de température. Entrez le numéro d'expédition et les informations de suivi, puis appuyez sur Envoyer. Cela permet d'économiser 20 minutes lorsque le temps compte.

Associez le tout à des exercices d'entraînement trimestriels afin que les gens se souviennent des étapes à suivre en cas d'urgence réelle. Passez en revue ce qui s'est passé après chaque incident, corrigez vos procédures et adaptez-les en fonction de ce qui s'est passé la dernière fois, et non de ce qui semblait intelligent en théorie.

Lutter contre le déluge de données : échelle et meilleures pratiques pour les tableaux de bord et les tours de contrôle

Vous avez défini des seuils intelligents et rédigé des procédures claires. Votre équipe a maintenant besoin d'un endroit où voir ce qui se passe et agir en conséquence. Après avoir envoyé 9,9 millions d'alertes, nous avons vu des entreprises soit maîtriser leurs tableaux de bord, soit se faire enterrer par ceux-ci. La différence réside dans la façon dont vous concevez votre tour de contrôle. Les bonnes solutions soulèvent de vrais problèmes. Les mauvaises ne font qu'ajouter au bruit.

• Suivez vos KPI les plus importants : Votre tableau de bord n'a pas besoin d'afficher toutes les mesures générées par vos capteurs. Choisissez les 5 à 7 KPI qui font la réussite ou l'échec de votre opération. Taux de livraison dans les délais. Pourcentage d'envois dont la température est maintenue. Retards par transporteur ou par région. Lorsque ces chiffres disparaissent, votre tableau de bord crie. Tout le reste reste silencieux.
• Utilisez des visuels clairs et intuitifs : Les tendances de température sont indiquées sur des graphiques linéaires. Les retards d'itinéraire sont logiques en tant que graphiques à barres. Les incidents de choc ont besoin de cartes pour vous permettre de repérer les zones problématiques. Le rouge signifie mauvais, le vert signifie bien. Faites en sorte que ce soit simple.
• Activez le filtrage interactif : Lorsqu'une alerte se déclenche, votre responsable des opérations doit récupérer les expéditions de produits pharmaceutiques des trois derniers jours, et non faire défiler 500 rangées de marchandises indépendantes. Fenêtre horaire, type d'expédition, transporteur, catégorie de produit. Donnez aux gens les outils dont ils ont besoin pour trouver rapidement la cause première.
• Utilisez la même mise en page à chaque fois : Placez vos statistiques récapitulatives dans le même coin. Utilisez les mêmes couleurs pour les mêmes types d'alerte. Veillez à ce que la navigation soit identique dans tous les rapports. Lorsque quelqu'un ouvre votre tableau de bord en cas de crise, la mémoire musculaire devrait prendre le dessus. Ils ne devraient pas perdre de temps à rechercher des alertes critiques.
• Faites en sorte que vos données racontent une histoire : Concevez le flux de chaque tableau de bord comme une histoire. Commencez par la vue d'ensemble. Afficher les envois marqués d'un drapeau rouge en haut de la page. Ajoutez des graphiques de tendance qui indiquent s'il s'agit d'un problème ponctuel ou d'une tendance. Terminez par ce qu'il faut faire ensuite. Les bons tableaux de bord racontent une histoire qui dit : « Voici ce qui ne fonctionne pas, voici pourquoi cela ne cesse de se casser, voici comment y remédier. » Les équipes ont besoin de directives, pas de vidages de données.

Le remède contre la fatigue vigilante

La fatigue d'alerte se produit lorsque les capteurs ne peuvent pas faire la différence entre un nid-de-poule et une charge pharmaceutique gelée. Vous pouvez y remédier en définissant des seuils correspondant à ce qui ruine vos envois, en réduisant le bruit grâce à des filtres intelligents, en élaborant des plans de réponse qui fonctionnent sous pression et en concevant des tableaux de bord qui mettent en évidence les problèmes réels au lieu de tout cataloguer. Combinez ces éléments et votre équipe ne manquera plus de catastrophes parce qu'elles ont été désactivées il y a des mois.

Notre traqueurs, plateforme cloud, et Équipe de surveillance 24 h/24, 7 où a construit Tive visibilité des expéditions en temps réel autour de la résolution de ce problème précis. Nous avons envoyé près de 10 millions d'alertes et observé celles qui incitaient les équipes à bouger... et celles qui étaient rejetées. Cela nous a appris à faire face aux menaces qui comptent : les variations de température qui tuent les produits, vol de cargaison, des retards dépassant les délais, des dommages qui déclenchent des réclamations, tout en préservant le calme. Suivi en temps réel ne fonctionne que lorsque votre équipe fait suffisamment confiance aux pings pour agir en conséquence. C'est maintenant à votre tour de faire en sorte que cela se produise.

Commencez avec Tive et transformez votre visibilité en un outil que votre équipe utilise au lieu d'ignorer.

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