Pourquoi les opérations logistiques s'interrompent et comment renforcer vos processus

La plupart des défaillances logistiques ne sont pas soudaines. Ils sont lents et s'aggravent, qu'il s'agisse d'une alerte de température enfouie dans la boîte de réception d'une personne, d'un transporteur qui est resté silencieux il y a quelques heures ou d'un envoi suivi de trois manières différentes par trois personnes qui ne se sont jamais parlé.

C'est la même histoire partout, quel que soit le secteur d'activité : des millions de dollars de fret sont gérés grâce à des chaînes de courriels, à des intuitions et à des personnes réveillées. La visibilité est éparpillée sur une douzaine de portails qui ne communiquent pas entre eux. Le « plan d'exception » concerne la personne qui décroche le téléphone en premier.

Tout le monde le sait. C'est le statu quo depuis des années et l'éléphant est dans la pièce. Alors pourquoi ça ne cesse de se casser ? Combien cela coûte-t-il réellement ? Que faudrait-il pour le réparer avant que le prochain incendie ne vous découvre ?

Pannes des opérations logistiques : causes profondes

Chaque processus défaillant a une histoire, et lorsque vous découvrez pourquoi les opérations logistiques échouent, les quatre mêmes coupables apparaissent encore et encore. Aucune d'entre elles n'est surprenante, et elles sont toutes réparables. Mais ils ont tendance à se superposer, ce qui les rend si dangereux.

Dépendance excessive à l'égard de la communication humaine

Tout commence ici. Trop d'équipes continuent à établir le statut des expéditions à partir des appels, des fils de discussion et des portails des transporteurs qui se mettent à jour selon leur propre calendrier. Ce flux de travail fonctionne bien lors d'une journée de semaine calme. Mais ajoutez une nuit excursion de température dans deux fuseaux horaires lors d'un déménagement pharmaceutique en plusieurs étapes, et tout peut se démêler avant même que vous ne vous en rendiez compte.

Les audits manuels et le suivi piloté par des feuilles de calcul restent parmi les principaux obstacles à la numérisation de la chaîne d'approvisionnement, en particulier pour pharmacie, périssable, et biens de grande valeur expéditeurs. Attendre que quelqu'un remarque un problème est souvent le problème lui-même, et les temps de réponse s'enlisent au moment où la rapidité compte le plus.

Données cloisonnées

Même lorsque les équipes obtiennent les informations, celles-ci se trouvent rarement au même endroit. Techniquement, un envoi peut être « visible », mais cette visibilité perd de sa valeur lorsque les données de localisation sont stockées dans un système, les données relatives à l'état dans un autre, les mises à jour de l'heure d'arrivée prévue dans un troisième et les communications des partenaires dans la boîte de réception d'un utilisateur.

Il en résulte un écart entre le signal et l'action. Les gens perdent leur temps à réconcilier des versions contradictoires de la réalité au lieu de régler le problème. Si votre équipe ne peut pas voir le même envoi, la même alerte et la même étape suivante en même temps, vos opérations logistiques resteront réactives par défaut.

Outils obsolètes

Les données fragmentées sont déjà un problème en soi. Ajoutez-la aux plateformes existantes conçues pour enregistrer les événements une fois qu'ils se sont produits, au lieu de gérer les exceptions pendant qu'elles se déroulent, et vous obtenez un système qui a toujours un temps de retard.

De nombreuses entreprises fonctionnent toujours avec une numérisation partielle, et ces lacunes les empêchent de réagir plus lentement et plus facilement.

Absence de planification d'urgence

La communication est donc manuelle, les données sont éparpillées et les outils ne peuvent pas suivre le rythme. Qu'est-ce que le filet de sécurité ? Pour de nombreuses équipes logistiques, il n'y en a pas. Ils sont conçus pour les journées normales, et les jours normaux sont de plus en plus difficiles à trouver.

En d'autres termes, la planification d'urgence n'est généralement envisagée qu'après coup. Peu d'entreprises disposent de seuils d'alerte, d'une logique de redirection, de transporteurs de secours ou d'une modélisation de scénarios pour les conditions météorologiques et vol de cargaison construit avant que quelque chose ne tourne mal. McKinsey a même découvert que seulement 34 % des entreprises considèrent la planification de la reprise comme une priorité, et que la plupart d'entre elles ne voient pas au-delà de leurs fournisseurs de premier rang.

Pourquoi ces causes profondes sont importantes

Ces quatre problèmes n'existent pas isolément : ils s'alimentent mutuellement. Et lorsqu'ils augmentent, les coûts vont bien au-delà d'un chargement en retard ou d'un appel manqué. Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement coûtent aux entreprises en moyenne 6 à 10 % du chiffre d'affaires annuel, et cela est dû en grande partie aux lacunes opérationnelles exactes que nous venons de surmonter.

Les retombées opérationnelles

Une livraison manquée semble gérable. Mais une livraison manquée entraîne des frais de détention, un rendez-vous reporté, une procédure de réclamation et une équipe qui vient de passer la moitié de sa journée à combattre les incendies au lieu de déplacer des marchandises. Pour les envois à enjeux élevés, un seul camion en retard peut entraîner des milliers de dollars en coûts imprévus de main-d'œuvre et d'équipement. Imaginez maintenant que cela se passe quelques fois par mois. C'est ainsi que les budgets logistiques s'érodent discrètement alors que tous les membres de l'équipe travaillent plus dur que jamais.

L'impact sur le client

Pendant ce temps, vos clients se forgent des opinions dont vous n'entendez jamais parler. De nombreuses entreprises découvrent encore des dommages à leur expédition uniquement après la livraison, ou jamais du tout. Charges rejetées. Inventaire gaspillé. Un client qui vous place discrètement en bas de la liste des fournisseurs. Et cetera. Une étude de McKinsey le confirme it : les clients accordent plus d'importance à la ponctualité qu'à la rapidité, et ils veulent des ETA précis avec des mises à jour proactives. Vous ne recevez généralement pas d'avertissement lorsque vous perdez leur confiance. Tu arrêtes simplement de recevoir l'appel.

La réalité réglementée et périssable

Pour les expéditeurs de produits pharmaceutiques, alimentaires et de marchandises de grande valeur, ces causes profondes sont plus durement touchées. Les équipes des sciences de la vie s'appuient sur des données en temps réel pour éliminer les blocages liés aux versions et passer des appels d'acceptation ou de rejet plus rapidement. Les activités du secteur de l'alimentation et des boissons fonctionnent avec des marges très minces : le fait de détecter une variation de température en cours de transport permet d'économiser un chargement et de le récupérer à quai signifie une perte totale. Lorsque votre produit arrive à expiration ou comporte une obligation de conformité, vous ne pouvez pas vous permettre de découvrir les problèmes après coup.

Cinq façons de protéger vos opérations logistiques avant le début du prochain incendie

Les problèmes sont évidents. Les coûts sont réels. Et maintenant ?

L'objectif ne devrait pas être d'éliminer toutes les perturbations. L'objectif devrait être de mettre en place des opérations logistiques qui détectent les problèmes plus tôt, répondent plus rapidement et se rétablissent rapidement. Les cinq idées ci-dessous ne mettront pas votre entreprise à l'abri du chaos, mais elles vous empêcheront d'en créer la plus grande partie vous-même.

• Créez une source unique de vérité : Arrêtez d'obliger les équipes à basculer entre les e-mails, les portails des transporteurs, les feuilles de calcul et trois tableaux de bord différents pour répondre à une question simple : où est mon envoi et est-ce que tout va bien ? Regroupez les données de localisation, d'état, d'heure d'arrivée et d'alerte dans une seule vue opérationnelle afin que votre équipe passe du temps à prendre des décisions au lieu de rechercher des informations.
• Transformez les alertes en flux de travail immédiats : Une alerte qui envoie simplement un ping à la boîte de réception d'une personne est une notification et non une solution. Diffusez vos alertes afin qu'une excursion de température, une arrivée retardée, écart d'itinéraire, ou un événement de choc déclenche chacun une action spécifique auprès d'un propriétaire spécifique. La bonne personne devrait savoir quoi faire dans les cinq minutes, pas le lendemain matin.
• Standardisez les playbooks d'exceptions : Chaque opération a cette personne qui « sait exactement quoi faire ». C'est super, sauf s'ils sont sur PTO. Documentez les chemins d'escalade, les contacts des transporteurs de secours, les modèles de communication avec les clients et les responsables des réponses afin que les exceptions soient gérées de manière cohérente entre les équipes, les modes et les régions.
• Intégrez la planification de scénarios à votre rythme habituel : N'attendez pas la prochaine interruption pour savoir où vous êtes exposé. Dans le cadre des cycles de planification réguliers, effectuez des évaluations en cas d'événements météorologiques, de vols, de blocages dans les installations, de retards aux frontières, de mesures de main-d'œuvre et de variations de température. Votre équipe évoluera plus rapidement lorsqu'elle aura déjà réfléchi au manuel de jeu.
• Utilisez les données après expédition pour limiter les échecs répétés : Les meilleures équipes chargées des opérations logistiques traitent chaque exception comme des données de processus. Passez en revue les performances des voies, la fiabilité des transporteurs, les défaillances de transfert et les dépassements de seuils après coup afin de renforcer les SOP, de redéfinir les itinéraires problématiques et d'éviter qu'un même problème ne vous coûte deux fois plus cher.

Créez des opérations logistiques qui ne s'interrompent pas

Tous les problèmes abordés dans cet article ont la même cause première : des équipes prennent des décisions importantes avec des informations incomplètes parce que leurs systèmes n'ont pas été conçus pour communiquer entre eux. La communication est manuelle, les données sont éparpillées, les outils ont une génération de retard et le plan de sauvegarde est celui qui répond le premier au téléphone. Votre équipe a compensé tout cela grâce à sa volonté, ce qui est impressionnant. Mais ce n'est pas durable.

Tive a été conçu pour remplacer cette mouture par suivi en temps réel et visibilité des expéditions en temps réel  

qui regroupe enfin la localisation, l'état, les ETA, les alertes, les rapports de conformité et les analyses au niveau des voies en un seul endroit. Lorsqu'une alerte se déclenche, elle déclenche un flux de travail au lieu d'une arborescence téléphonique. Lorsqu'un transporteur continue de vous coûter de l'argent, les données vous le disent avant le trimestre suivant. Tive Équipe de surveillance 24 heures sur 24 travaille également directement avec les transporteurs et les chauffeurs sur des problèmes en direct du jour au lendemain, afin que vos employés ne soient pas confrontés à des problèmes qui se sont déjà aggravés.

S'éloigner des opérations logistiques réactives ne nécessite pas de redoubler d'efforts. Cela nécessite de voir les choses plus tôt et de réagir plus rapidement. Tive rend les deux possibles.

‍Commencez avec Tive dès aujourd'hui.