¿Qué es OTIF, cómo se calcula y cómo surgió?

De todas las métricas asociadas con las cadenas de suministro, OTIF —entrega a tiempo y completa— es la medida definitiva de rendimiento. OTIF es una métrica que se vincula directamente con la confianza en las asociaciones de la cadena de suministro y, lo más importante de todo, con la satisfacción del cliente.  

Echemos un vistazo más de cerca a OTIF: qué es, qué mide y cómo se calcula. Esto no siempre es fácil, porque los fabricantes y minoristas a menudo no logran ponerse de acuerdo sobre una fórmula estándar. Analizaremos el papel cada vez más importante que desempeñan los datos en tiempo real y la tecnología de visibilidad de extremo a extremo en la mejora no solo de OTIF, sino también de otras métricas. Al fin y al cabo, independientemente de si es fabricante, cargador, minorista o transportista, si tiene visibilidad de datos limpios y estandarizados, capturados en tiempo real por rastreadoresde última generación, puede medir la métrica. Y si puede medir la métrica, puede mejorarla.

¿Qué es OTIF, cómo se calcula y cómo surgió?

En pocas palabras, OTIF es una métrica de la cadena de suministro que mide la capacidad de un proveedor para cumplir sus promesas de entrega, lo que significa que un cliente recibe exactamente lo que pidió, en la cantidad solicitada, en la ubicación correcta y dentro del plazo acordado.

Walmart creó el concepto de OTIF en 2017 para rastrear el rendimiento de los proveedores, impulsar mejoras en las tiendas y aumentar la satisfacción del cliente, un guiño apropiado al legado de su fundador, Sam Walton, quien una vez dijo: «Solo hay un jefe. El cliente. Y puede despedir a todos en la empresa, desde el presidente hacia abajo, simplemente llevando su negocio a otra parte».

A primera vista, parecería que calcular OTIF es bastante sencillo:

A tiempo

(Tiempo de entrega) - (Tiempo de entrega confirmado)

Completo

(Casos que cumplen los criterios) / (Número total de casos)

Sin embargo, no existe una definición estándar universal. Los minoristas y fabricantes a menudo calculan el OTIF de diferentes maneras.

Cómo perciben el OTIF los minoristas y fabricantes

La falta de una definición estándar de OTIF hace que fabricantes y minoristas estén en desacuerdo sobre cómo medir y aplicar la métrica. "Dado que cada minorista tiene una definición diferente, los fabricantes deben cumplir una variedad de estándares de entrega distintos y mantenerse al día con los cambios de cada minorista en su definición individual", según McKinsey. "... ¿Significa "a tiempo" la fecha solicitada por el minorista, o la fecha prometida por el fabricante? ¿Significa dentro de la franja horaria de entrega específica asignada al envío, o en cualquier momento dentro de una ventana de tiempo más amplia y acordada? ¿Debería medirse "completo" a nivel de pedidos completos, líneas de pedido o cajas individuales?"

Cualquier desalineación entre minoristas y fabricantes a menudo deja a los transportistas en medio, ya que ambas partes los presionan para mejorar el rendimiento basándose en datos inconsistentes.

McKinsey también señala que los minoristas están multando a los proveedores por pedidos que no cumplen con el OTIF, lo que significa que incumplen la ventana de entrega (tarde o demasiado pronto) o están incompletos. Los analistas de McKinsey estiman que esas sanciones podrían superar los 5 mil millones de dólares anuales solo en el sector de bienes de consumo envasados.

Uso del OTIF para medir el rendimiento

El OTIF y la capacidad de un transportista para entregar los envíos a tiempo tienen un peso significativo cuando los minoristas evalúan a posibles socios. Quizás el transportista no está dejando suficiente tiempo para el tránsito o, al asignar cargas, está eligiendo conductores que no tienen las horas de servicio adecuadas. Sin embargo, el uso del OTIF como vara de medir se extiende mucho más allá del rendimiento del transportista.

El hecho es que los fallos de OTIF pueden atribuirse a diversos factores, incluidos procesos de fabricación y prácticas de gestión deficientes, prácticas de almacenamiento deficientes o una falta de planificación por parte de uno o más de sus socios de la cadena de suministro. Así, mientras que OTIF ocupa un lugar central a la hora de cumplir o no cumplir los niveles de servicio para las entregas finales, las partes interesadas pueden utilizar el OTIF para investigar otras áreas de la cadena de suministro.

¿Cuál es un buen parámetro de referencia OTIF?

Idealmente, las empresas buscarían un cumplimiento del 100% con el OTIF. Sin embargo, debido a que vivimos y trabajamos en un mundo donde la interrupción abunda y muchos factores ambientales escapan a nuestro control, una puntuación de referencia sólida se sitúa en el rango del 80% o 90%, según FourKites. A medida que esta métrica siga desarrollándose, el parámetro de referencia seguirá aumentando. Walmart ha aumentado constantemente su objetivo anualmente del 75% en 2017 al 87%.

Cómo mejorar el OTIF con mejor visibilidad y métricas

Los datos estandarizados y limpios sobre la ubicación en tiempo real y las ETA, agregados y puestos a disposición a través de una fuente única de verdad que sea fácilmente accesible para todas las partes interesadas les ayudará a identificar posibles retrasos. Luego podrán tomar medidas para mitigarlos, incluido el envío de un reemplazo que llegaría a tiempo. En tiempo real visibilidad y los datos también ayudarán a los minoristas a evitar desabastecimientos y a los fabricantes y proveedores de servicios logísticos a optimizar el rendimiento de sus almacenes y centros de distribución al eliminar el lento proceso de buscar manualmente actualizaciones de estado por teléfono y correo electrónico. Una mayor visibilidad también facilitará la gestión conjunta del rendimiento por parte de fabricantes, minoristas e, incluso, transportistas. Trabajar juntos para identificar las causas raíz y las acciones correctivas, y acordar puntos de referencia aceptables, facilitará comparaciones precisas en toda la industria. Para más información, lea nuestro informe técnico, “Cómo mejorar el OTIF y 15 consejos para una entrega a tiempo y completa.”

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